사무실 서류 보관은 규격이 정해진 물건을 다루기 때문에 계산이 쉽습니다. 쓰시는 문서 박스나 파일 규격만 알면 몇 단으로 나눌지 바로 나옵니다. 문제는 대부분 그 계산 없이 렉을 사서 공간을 버린다는 점입니다.
문서 박스 규격에서 시작합니다
일반적인 문서 보관 박스는 가로 400 세로 300 높이 300 안팎입니다. 이 규격을 기준으로 단 높이를 330~350으로 잡으면 박스가 딱 들어가고 위 공간도 거의 안 남습니다. 파일 바인더를 세워 꽂으신다면 320~350 사이면 충분합니다.
깊이는 박스 두 개가 기준
깊이 400이면 박스 하나, 800이면 앞뒤로 두 개가 들어갑니다. 앞뒤로 넣으면 수납량은 두 배지만 뒤쪽 박스를 꺼내기 어렵습니다. 연도별 보관 서류처럼 거의 안 꺼내는 것만 뒤에 둔다는 조건으로 골라야 합니다.
무게를 얕보면 안 됩니다
서류는 가벼워 보이지만 박스 하나에 15~20kg 나갑니다. 한 단에 박스 네 개면 80kg입니다. 경량 규격이라도 한 단 하중과 폭을 함께 봐야 하고, 폭이 1200을 넘으면 가운데 지지대가 있는 제품을 고르는 편이 안전합니다.
비품과 서류를 나눕니다
복사용지, 토너, 사무용품 같은 비품과 보관 서류를 한 렉에 섞으면 금방 뒤엉킵니다. 자주 꺼내는 비품은 출입구 쪽 낮은 단에, 보관 서류는 안쪽 높은 단에 두는 식으로 렉 자체를 구역으로 나눠 세워 드립니다.
나중에 늘어날 것을 계산합니다
서류는 매년 늘어납니다. 지금 딱 맞게 채우면 1~2년 안에 다시 부족해집니다. 처음부터 한 대 정도는 여유를 두거나, 나중에 옆으로 이어 붙일 수 있는 같은 규격으로 통일해 두시는 편이 결국 저렴합니다.